Regolamento interno
Il seguente “Regolamento Interno” contiene le modalità di applicazione degli articoli dello Statuto che regolano il rapporto dei Soci con il C.I.C.A. (Coordinamento Italiano Case Alloggio per persone con HIV/AIDS) e le norme amministrative.
ART. 1 – CRITERI E INDICATORI QUALIFICANTI DI APPARTENENZA
La qualifica di socio è determinata dalla stabile attuazione dei principi e dei criteri espressi nella “Carta di Sasso Marconi” allegata al presente Regolamento.
A – Per il socio responsabile di strutture di accoglienza per persone con HIV/AIDS ciò significa
1) garantire una adeguata risposta ai bisogni psicosociali, oltre che sanitari, nel rispetto della dignità della persona attraverso la formulazione di un “patto di accoglienza”, con reciprocità di diritti e doveri.
Indicatori sono:
– il numero di ospiti in relazione a numero, tipologia e tempo medio di servizio degli operatori (in conformità con le linee guida delle singole regioni);
– il modello scritto del “patto di accoglienza”;
– l’aderenza alla Carta di Sasso Marconi.
2) accogliere le persone che lo richiedano autonomamente e senza alcuna discriminazione o pregiudizio riguardo alle condizioni sanitarie e sociali.
Indicatori sono:
– il colloquio e il counselling pre-accoglienza;
– la motivazione dei criteri di non ammissione.
3) garantire rapporti costanti con i servizi territoriali rispettando la continuità assistenziale per l’ospite.
Indicatori sono:
– le riunioni periodiche tra gli operatori della struttura, gli operatori dei servizi e la persona interessata;
– la rivalutazione periodica e la condivisione del progetto individuale.
4) garantire la formazione specifica e continua di tutti gli operatori e i volontari.
Indicatori sono:
– il numero e il tipo di corsi effettuati nell’anno per numero di partecipanti;
– il numero di incontri con un supervisore esterno alla struttura.
5) garantire il protagonismo degli ospiti e la loro partecipazione diretta alle attività della struttura.
Indicatori sono:
– il numero e il tipo delle attività programmate e il numero degli ospiti coinvolti;
– il numero degli ospiti inseriti in attività esterne;
– le previste modalità per l’autogestione del denaro, delle terapie e delle uscite.
6) partecipare attivamente alle iniziative proposte dal Coordinamento e alle occasioni di confronto e di condivisione sia a livello territoriale che nazionale, garantendo la circolarità della comunicazione istituzionale e associativa.
Indicatori sono:
– il numero delle persone della struttura partecipanti alle iniziative del Coordinamento nell’anno;
– il numero di incontri nella struttura per la socializzazione di informazioni e di documentazione del C.I.C.A.;
– la presenza/assenza alle assemblee annuali dei Soci.
B – Per il socio persona fisica ciò significa
partecipare attivamente alla vita di almeno una struttura di accoglienza per persone con HIV/AIDS contribuendo alla sua aderenza alla Carta di Sasso Marconi.
Indicatori sono:
– il numero di ore dedicate agli ospiti della struttura in un anno;
– il numero di incontri con gli operatori e i volontari che operano nella Casa;
– il lavoro di rete effettuato con gli operatori della struttura, gli operatori dei servizi esterni e gli ospiti;
– la partecipazione ad iniziative di formazione;
– la partecipazione alle iniziative del Coordinamento a livello territoriale e nazionale nell’anno;
– la presenza alle assemblee annuali dei Soci.
E’ compito del Consiglio nazionale monitorare il permanere dei criteri di appartenenza dei soci.
RAPPORTI CON I SOCI
ART. 2 – AMMISSIONE DI NUOVI SOCI
Spetta al Consiglio Direttivo valutare nella prima riunione utile le domande di adesione pervenute alla Associazione nazionale e accettare le domande di adesione in linea con lo spirito e le finalità della Associazione.
Il Consiglio Direttivo, all’atto di accettare un nuovo socio, è tenuto ad analizzare il profilo del richiedente, come risulta dalle informazioni contenute nella domanda di adesione e allegati di cui all’art.8 dello Statuto e dall’accertamento della corrispondenza ai requisiti in seguito all’istruttoria e al parere espressi dalla Associazione Regionale o Area regionale/sovra-regionale competente per territorio.
Di norma fanno parte dell’istruttoria visite nella struttura, colloqui con il candidato e, ove ritenuto opportuno, indagini conoscitive supplementari.
Qualora una domanda giungesse alla Associazione incompleta o priva del parere della Associazione Regionale o Area competente, sarà compito del Direttivo indicare tempi e modalità per completare l’iter.
ART. 3– STATUS DI SOCIO
L’accoglimento della domanda di adesione da parte del Consiglio Direttivo costituisce il socio, conferendogli tutti i diritti e i doveri propri diffusamente elencati nello Statuto e nel presente Regolamento.
Il pagamento della quota associativa dovrà essere effettuato entro trenta giorni dall’accoglimento della domanda di iscrizione e successivamente entro il termine che fisserà il Consiglio Direttivo.
ART. 4 – CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
In calce alla domanda di ammissione, il Segretario registra l’esito di accoglimento/rigetto della stessa e la data della seduta del Consiglio Direttivo in cui è stato deliberato in merito. La documentazione, vistata dal Presidente, rappresenta documento probante, da custodirsi con ogni cura a carico della Segreteria del Coordinamento, non è cedibile dal socio a terzi e non deve essere distrutto se non allo scioglimento del Coordinamento.
ART. 5 – AGGIORNAMENTO DEL LIBRO SOCI
I soci sono tenuti a comunicare in forma scritta alla Associazione nazionale e territoriale ogni variazione:
– se trattasi di Enti di: denominazione, ragione sociale, sede, strutture di accoglienza per persone con HIV/AIDS gestite (loro denominazione, sede, recapiti telefonici ed e-mail);
– se persone fisiche di: indirizzo, recapiti telefonici ed e-mail.
I soci sono tenuti altresì ad indicare nella medesima comunicazione se autorizzano il C.I.C.A. ad inserire, in elenchi resi pubblici, per gli Enti soci i dati sopraelencati e per i soci persone fisiche nome, cognome e località di residenza.
Le variazioni comunicate verranno meramente registrate nel libro soci qualora la natura dell’attività svolta e i criteri di appartenenza al C.I.C.A. non subiscano modifica alcuna. In caso contrario il Consiglio Direttivo nazionale stabilirà caso per caso l’iter procedurale per verificare il mantenimento dei requisiti per l’ammissione.
ART. 6 – RAPPRESENTANZA DI ENTE SOCIO
Di norma la rappresentanza di un Ente Socio è riconosciuta al Rappresentante Legale dello stesso. Un Ente Socio con propria delibera può designare un proprio membro a rappresentarlo stabilmente presso il C.I.C.A. In questo caso la Associazione Nazionale C.I.C.A. riconosce alla persona così designata le prerogative di rappresentanza attribuite al Legale rappresentante dell’Ente Socio dallo Statuto e dal presente Regolamento. La copia della deliberazione dell’organo sociale, contenente gli estremi della persona designata, nonché la durata conferita alla rappresentanza, deve essere trasmessa alla Associazione Nazionale. E’ richiesta anche la trasmissione dei recapiti della persona designata compresi eventuale indirizzo di posta elettronica, telefono e fax.
E’ cura del Segretario conservare la documentazione ricevuta e redigere apposito elenco da cui si evinca la durata del mandato conferito.
La risoluzione del rapporto tra designato ed Ente Socio fa decadere la rappresentanza conferita.
ART. 7 – DIRITTO DI RECESSO
L’Assemblea, convocata per deliberare sul cambiamento dell’oggetto del Coordinamento o sull’aumento di responsabilità dei Soci, può trovare dissenzienti alcuni suoi Soci, ai quali deve essere riconosciuto il diritto di recedere dal Coordinamento nelle modalità previste.
ART. 8 – MODALITÀ DI RECESSIONE
Il socio che intende recedere dal Coordinamento in base a quanto previsto dallo Statuto e dal presente regolamento presenta la domanda al Consiglio Direttivo in cui espone i motivi della sua decisione.
Il Consiglio Direttivo nella prima convocazione successiva all’arrivo della domanda di dimissione ne esamina attentamente il contenuto. Il Consiglio Direttivo con i mezzi ritenuti più idonei nei singoli casi contatta il dimissionario per una conferma della sua decisione. Il recedente ha diritto fino a 15 (quindici) giorni dal contatto stesso per confermare la recessione. A conferma avvenuta o alla scadenza del suddetto termine il socio cessa di essere tale a tutti gli effetti.
Poiché la perdita della qualifica di Socio della Associazione Nazionale C.I.C.A. comporta anche la decadenza dalla articolazione territoriale, il Segretario ne invia comunicazione scritta alla Associazione o Area regionale/sovra-regionale interessata.
Il socio dimissionario è vincolato comunque per un periodo di mesi 3 (tre) ad onorare il rapporto.
Qualora il Socio svolga incarichi assunti in seno al Coordinamento il recesso dal Coordinamento porta automaticamente alla decadenza dell’incarico.
ART. 9 – MODALITÀ DI ESCLUSIONE
Il Socio che, ricadendo nei casi descritti all’art. 9 dello Statuto o nella trasgressione del presente Regolamento, incorra in situazioni tali da meritare l’esclusione dal Coordinamento, sentita l’articolazione territoriale competente, viene invitato dal Consiglio Direttivo, a mezzo lettera, a mettersi in regola con gli adempimenti da lui sottoscritti in seno al Coordinamento stesso.
Trascorso un mese dal detto invito, se il Socio si mantiene inadempiente, il Consiglio Direttivo ne delibera l’esclusione, attivando la pratica di chiusura del rapporto associativo.
E’ facoltà del Socio, come da Statuto, appellarsi all’assemblea.
ART. 10 – DIRITTO AL RIMBORSO DELLE QUOTE SOCIALI
I Soci receduti od esclusi non hanno diritto ad alcun rimborso delle quote versate al Coordinamento.
ARTICOLAZIONI TERRITORIALI
ART. 11 – MODALITA’ DI COSTITUZIONE DELLE ARTICOLAZIONI TERRITORIALI
Ai sensi dell’art.10 dello Statuto la proposta della modalità aggregativa locale spetta ai Soci di un territorio. Le Associazioni Regionali e le Aree regionali o sovra-regionali sono costituite in seguito a delibera del Consiglio Direttivo Nazionale rappresentando il livello politico ed organizzativo decentrato territorialmente del C.IC.A.
In mancanza di una esplicita richiesta in merito da parte dei Soci di un territorio, è compito del Direttivo stabilire la configurazione di Aree regionali o sovra-regionali affinché ciascun Socio possa vivere la dimensione territoriale del C.I.C.A.
ART. 12 – RAPPRESENTANZA DELLE ARTICOLAZIONI TERRITORIALI PRESSO LA ASSOCIAZIONE NAZIONALE
Spetta alle Associazioni Regionali e alle Aree regionali o sovra-regionali la nomina dei rispettivi rappresentanti. Il mandato ha durata triennale e corrispondente temporalmente al rinnovo del Consiglio Direttivo nazionale. Il ruolo di Presidente regionale o di Referente di Area è incompatibile con la carica di membro del Consiglio Direttivo.
I Presidenti regionali e i Referenti di Area sono tenuti a partecipare alle riunioni del Consiglio Direttivo nazionale allargato e a riferirne ai Soci del proprio territorio.
Per poter espletare al meglio nel corso del proprio mandato gli impegni e le funzioni previsti dallo Statuto, è opportuno che sia i Presidenti regionali che i Referenti di Area siano individuati tra persone attivamente coinvolte nella vita delle strutture di accoglienza per persone con HIV/AIDS.
La copia della deliberazione, contenente gli estremi della persona eletta nonché la durata del mandato, deve essere trasmessa alla Associazione Nazionale. E’ richiesta anche la trasmissione dei recapiti della persona designata compresi eventuale indirizzo di posta elettronica, telefono e fax.
E’ cura del Segretario conservare la documentazione ricevuta e redigere apposito elenco da cui si evinca la durata del mandato conferito.
ART. 13 – ADEMPIMENTI IN MERITO ALL’ATTIVITA’ FORMATIVA
Poiché l’attività formativa e l’aggiornamento continuo sono irrinunciabili e fondanti la qualità dell’accoglienza delle persone con HIV/AIDS, è compito del Consiglio Direttivo promuovere almeno un evento formativo annuale rivolto a tutti i Soci della Associazione Nazionale e agli operatori/volontari ad essi afferenti su temi concordati con i Presidenti delle Associazioni Regionali e i Rappresentanti delle Aree territoriali.
E’ compito inoltre del Consiglio Direttivo vigilare affinché ogni Associazione o Area promuova almeno un evento formativo annuale rivolto ai Soci del proprio territorio e agli operatori/volontari ad essi afferenti. Le Aree e le Associazioni regionali possono chiedere alla Associazione Nazionale, tramite il Consiglio Direttivo, contributi in merito alla ideazione, organizzazione e supporto economico delle iniziative. Il supporto economico può essere riconosciuto, privilegiando i territori più in difficoltà, qualora l’Associazione Nazionale disponga di fondi dedicati.
ASSEMBLEE DEI SOCI
ART. 14 – RICHIESTA DI CONVOCAZIONE DA PARTE DEI SOCI
Qualora almeno un terzo dei Soci aventi diritto chiedano per iscritto al Presidente la convocazione dell’Assemblea indicando le materie da porre all’OdG, questi provvederà alla convocazione entro un mese dal ricevimento della richiesta.
ART. 15 – RAPPRESENTANZA IN ASSEMBLEA
Qualora il rappresentante legale di un ente Socio non possa essere personalmente presente, potrà designare a partecipare all’Assemblea per iscritto altra persona appartenente all’ente.
ART. 16– VOTAZIONI A SCRUTINIO SEGRETO
Durante la votazione di delibere in seno all’Assemblea si dovrà procedere a scrutinio segreto ogniqualvolta si tratti di votazioni inerenti persone o se ne verrà fatta domanda da almeno un quinto dei soci presenti in proprio o per delega.
ELEZIONE DELLE CARICHE ASSOCIATIVE
ART. 17 – MODALITÀ
Il Presidente e i membri del Consiglio Direttivo sono eletti tra persone indicate dai Soci.
L’Assemblea dei Soci al momento della nomina del Consiglio Direttivo nazionale ne stabilisce il numero dei membri (da tre a nove) secondo quanto previsto dall’art. 15 dello Statuto.
ART. 18 – CANDIDATURE
Ogni Socio avente diritto può candidarsi personalmente sia nella lista dei candidati per la Presidenza, sia nella lista dei candidati per il Consiglio Direttivo. In alternativa, il Legale rappresentante di un ente socio può proporre per iscritto la candidatura di un’altra persona appartenente all’ente stesso.
ART. 19 – COSTITUZIONE DEL SEGGIO
Le elezioni prevedono la costituzione di un seggio elettorale composto da un presidente e due scrutatori che provvedono alla raccolta e verifica delle candidature e alla eventuale definizione delle liste dei candidati, alla supervisione sulla regolarità delle elezioni nonché allo spoglio dei voti.
ART. 20 – PREFERENZE
Il Socio, con il suo voto, può esprimere una sola preferenza tra i candidati alla Presidenza ed un numero di preferenze proporzionali al numero degli eleggibili in Consiglio Direttivo come di volta in volta stabilito dall’Assemblea dei Soci.
ART. 21 – PARTICOLARI MODALITA’ DI TENUTA DEL CONSIGLIO DIRETTIVO NAZIONALE
In caso di particolare urgenza o necessità, il Consiglio Direttivo può svolgersi con intervenuti dislocati in più luoghi audio o video collegati tra loro. Per rispettare il metodo collegiale ed i principi di buona fede e di parità di trattamento e perché il Consiglio sia validamente costituito è necessario che:
– sia consentito al presidente di accertare l’identità e la legittimazione degli intervenuti, di regolare lo svolgimento dell’adunanza e di constatare e proclamare i risultati della votazione;
– sia consentito al segretario verbalizzante di percepire gli eventi assembleari oggetto di verbalizzazione;
– sia consentito agli intervenuti di partecipare alla discussione e alla votazione simultanea sugli argomenti all’ordine del giorno;
– vengano indicati nell’avviso di convocazione i luoghi audio o video collegati nei quali gli intervenuti si troveranno, dovendosi ritenere svolta la riunione nel luogo ove sia presente il presidente.
Art. 22 – RAPPORTI TRA CONSIGLIO DIRETTIVO E SOCI
E’ facoltà del Consiglio Direttivo decidere la stipula di atti e contratti inerenti le attività del Coordinamento, nonché conferire procure generali o speciali. E’ dovere del Consiglio Direttivo informare l’Assemblea dei Soci circa i contratti sottoscritti e/o le procure conferite.
Art. 23 – MODALITA’ DI RIMBORSO SPESE SOSTENUTE PER RAPPRESENTANZA DEL C.I.C.A.
Tutte le cariche sociali sono gratuite e danno diritto al solo rimborso delle spese sostenute.
I rimborsi possono essere richiesti in seguito a viaggi autorizzati dal Presidente in ambito nazionale e dal Consiglio Direttivo in ambito internazionale per documentate ragioni di rappresentanza del C.I.C.A.
Sono ammesse al rimborso le spese vive.
1. si rimborsano i biglietti ferroviari per il percorso più diretto ed usuale di linea in 2° classe;
2. si rimborsano le spese per i collegamenti da e per la stazione o l’aeroporto con mezzi pubblici;
3. qualora sia stato previamente autorizzato l’uso del mezzo proprio, si rimborsano i tagliandi di pedaggi autostradali, le ricevute di parcheggio e i costi chilometrici desunti dalle Tabelle edite dall’ACI. Per il rimborso del mezzo proprio occorre indicare tipo di vettura utilizzata e targa;
4. si rimborsano i biglietti aerei con presentazione anche della carta di imbarco;
5. si rimborsano i pasti con un massimo di due nell’arco di una giornata entro il limite di 50,00 euro (25,00 per un pasto) dietro presentazione di regolari fatture, ricevute fiscali o scontrini fiscali a condizione che contengano i dati della ditta fornitrice, la descrizione dei servizi prestati, la data;
6. si rimborsano gli alberghi sino alla categoria 3 stelle dietro presentazione di ricevuta intestata alla persona.
Tutti i documenti relativi alle richieste di rimborso devono essere presentati in originale.
ART. 24 – PRESENTAZIONE DI PROPOSTE DI MODIFICA
Proposte di modifica dello Statuto e/o del presente Regolamento possono essere messe all’Ordine del Giorno dell’Assemblea dei Soci dal Consiglio Direttivo o su richiesta di almeno un terzo dei soci.
In entrambi i casi la proposte di modifica devono essere esplicitamente contenute nella convocazione dell’Assemblea dei Soci e il testo fatto conoscere ai Soci contestualmente alla convocazione.